اتوماسیون اداری تحت وب

در محاسبه بهره وری یک سازمان، مولفه هایی مانند منابع مصرف شده، سرعت و زمان انجام کار، کیفیت خروجی و سایر عوامل مورد بررسی قرار می گیرند زیرساخت دیجیتال و فرآیندهای اتوماسیون مدیریت زمانی وارد عرصه کسب و کار شد که شرکت های بزرگ متوجه شدند که حجم زیادی از زمان و سرمایه خود در سازمان صرف کارهای ساده، تکراری یا بی ارزش می شود، امروزه با استفاده از پلتفرم های مختلف اتوماسیون، کارها با سرعت و سهولت بیشتری انجام می شوند و هزینه ها نیز کاهش می یابد. و آزاد شدن زمان کارکنان، بهره وری در سازمان ها را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون که در فارسی به معنای اتوماسیون است، فرآیندی است که در آن از زیرساخت ها و ابزارهای الکتریکی با هدف به حداقل رساندن دخالت انسان در امور مختلف استفاده می شود. با این تعریف، اتوماسیون اداری به سیستمی متشکل از نرم افزار و تجهیزات کامپیوتری اطلاق می شود که طبق برنامه ریزی های انجام شده وظیفه جمع آوری، پردازش، ذخیره و انتقال داده های یک سازمان یا کسب و کار را بر عهده دارند. ما به شما در اینجا راهکاری ارائه می‌دهیم که بازار مورد نظر را داشته باشید و بدون ویزیتور و یا داشتن یک نرم افزار پخش مویرگی و ارائه پورسانت در هزینه‌ها صرفه جویی کنید.

البته اتوماسیون اداری هرگز نمی تواند جایگزین انسان در مواردی شود که تصمیمات مهم و فرآیندهای پیچیده ای اتخاذ شود. اما با قدرت پردازش و سرعت بالایی که سیستم های دیجیتال دارند، می توان از پتانسیل آنها برای انجام کارهای اداری معمول و تکراری استفاده کرد که بخش قابل توجهی از زمان و منابع انرژی را مصرف می کند.

پنل مدیریت اتوماسیون اداری

در اتوماسیون اداری، بسیار مهم است که مدیر بیشترین دسترسی را در بین اعضا داشته باشد. به عنوان مثال، یکی از وظایف مهم در اتوماسیون، تعریف نقش هایی برای کاربرانی است که سطوح دسترسی را تعریف می کنند. از مهمترین ویژگی های امکانات اتوماسیون اداری تحت وب برای مدیران می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • تعریف محدوده دسترسی و اجرای عملیات کاری برای کاربر
  • امکان ثبت نمودار سازمانی و اعمال سطح دسترسی
  • مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کاربر
  • امکان تعریف امضای الکترونیکی کاربران بر اساس سطح دسترسی به نامه
  • امکان ثبت اخبار و اطلاعیه ها برای کاربران

کاربرد اتوماسیون اداری تحت وب

ذخیره اطلاعات
تبادل و انتقال اطلاعات
مدیریت و پردازش اطلاعات

منظور از اطلاعات در اینجا کلیه داده ها و اسناد اداری به صورت متن، صدا، اعداد و تصاویر است. بنابراین کاربرد اصلی اتوماسیون اداری نگهداری، ردیابی، کنترل، نظارت، مدیریت، برنامه ریزی و به اشتراک گذاری تمامی محتوا و اطلاعات مربوط به کسب و کار بین کارکنان مختلف است. سیستم‌های اتوماسیون در هر یک از این موقعیت‌ها از ابزارهایی استفاده می‌کنند که فرآیند مربوطه را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کنند.

پنل کاربران اتوماسیون اداری

کاربران در اتوماسیون اداری فن وب با توجه به نقش‌هایی که مدیران برای آنها تعریف کرده‌اند می‌توانند عملیات مورد نظر را انجام دهند. از مهم‌ترین عملیات‌هایی که کاربران در پنل کاربری انجام دهنده عبارتند از:

  • امکان ارجاعات درون سازمانی
  • ایجاد پیش نویس نامه و ثبت نامه ها همراه با پرینت مستقیم و الصاق فایل
  • ارتباط با پنل پیامکی (یادداشت)
  • بایگانی نامه‌ها و اسنادها
  • امکان کنترل نامه‌های دریافتی و ارسالی و شخصی بایگانی
  • یادآوری وظایف روزانه و جلسات
  • چت سازمانی

امنیت اتوماسیون اداری

یک اتوماسیون با تمام امکانات بدون داشتن امنیت نمی‌تواند زیاد باشد. اطلاعات در اتوماسیون مهم هستند و اطلاعات یکی از فاکتورهای هنگام خرید اتوماسیون اداری می‌باشد. از مهم‌ترین موارد رعایت موارد امنیتی به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

  • امکان استفاده برروی پروتکل HTTPS
  • پشتیبانی از SSL با محوریت ارتباط ایمن و امنیت انتقال اطلاعات
  • رعایت گواهی‌نامه‌های معتبر برای نصب برنامه
  • مدیریت گذرواژه و احراز هویت رمز شده
  • پشتیبان‌گیری داده‌ها و بازیابی نسخه‌های پشتیبان
  • جلوگیری از آسیب پذیری نسبت به XSS
  • اجرای سیستم مدیریت پایگاه داده در بالاترین سطح امنیت

رفع نیاز سازمان با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب فن وب

اداری اداری تحت وب بستری را می‌سازند تا اعضای یک سازمان یا یک شرکت مکاتبات، درخواست‌ها و ارتباطات خود را به صورت آنلاین و بدون نیاز به سیستم عامل انجام دهند. از مهم‌ترین امکانات اداری تحت وب می‌توانیم برای کاربرانی که می‌دانستند دائمی باشند. برای مثال شما می‌توانید از هر نقطه جغرافیایی و با هر سیستم عاملی به اتوماسیون اداری سازمان دسترسی داشته باشید.

امنیت بالای اتوماسیون اداری تحت وب این اطمینان را به سازمان‌های بزرگ داده است که تمام کارهای اداری خود را از سیستم سنتی مانند اسناد در اندیکاتور به ثبت آنی اطلاعات در اتوماسیون منتقل می‌کنند. در واقع اتوماسیون اداری کیفیت خدمات و سرعت انجام کار را در سازمان افزایش می دهد.

مزایای اتوماسیون اداری

  • ایجاد امضای الکترونیکی کاربران
  • پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن همراه
  • عدم نیاز به سیستم عامل و اجرا در مرورگر
  • تابلوی اعلانات پیشرفته
  • ثبت چارت سازمانی
  • امکان ارجاعات درون سازمانی

انجام فعالیت‌های سازمانی و برون‌سازمانی به شیوه‌های سنتی و غیرمکانیزه، بعلاوه بر اتلاف زمان و سرمایه، با ایجاد خطاهای زیاد و کاهش توجه بازدهی همراه است. به همین دلیل در عصر ارتباطات، نیازی است که خود را با انواع فناوری‌های بهروز و سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب‌تجهیز قرار دهند تا ضمن دستیابی به توانمندی و بهره‌وری، در عرصه رقابت از دیگر همتایان خود عقب نمانند.