امروزه برای افزایش بهره وری و کارایی در سازمان ها از نرم افزار های مختلفی استفاده می شود. یکی از این نرم افزار های پیشرفته، اتوماسیون تحت وب است. در این مقاله می خواهیم در مورد اتوماسیون اداری تحت وب و اینکه چه نقشی در عملکرد سازمان دارد صحبت کنیم. فن وب ارائه دهنده اتوماسیون اداری تحت وب است برای دیدن خدمات بیشتر وارد سایت فن وب شوید.
قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
اتوماسیون اداری چیست؟ بستری برای انجام ارتباطات و درخواست و مکاتبات اعضای یک سازمان است. در واقع اعضای یک شرکت و سازمان با داشتن اتوماسیون اداری تحت وب نیازی به سیستم عامل خاصی ندارند و به صورت دائمی می توانند از آن استفاده کنند.
این سیستم یا نرم افزار می تواند در هر نقطه جغرافیایی مکاتبات اداری را با سرعت بالا و به شکل الکترونیک و با امنیت بالا انجام دهد. همچنین ایجاد تعامل برون سازمانی و تسهیل در ارتباطات داخلی از دیگر قابلیت های این سیستم است.
با استفاده از این سیستم عملکرد سازمان به طرز قابل توجهی افزایش می یابد، چرا که فرایند اداری بدون دخالت انسان و به شکل خودکار انجام می شود. در واقع در این سیستم فرایند جابجایی اطلاعات به شکل خودکار بوده و در هزینه و زمان صرفه جویی می شود.
اعضای شرکت می توانند در زمان واقعی و به صورت آنلاین به راحتی ارتباط داخلی را با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب انجام دهند و بتوانند اطلاعات مهم را به اشتراک بگذارند. در واقع اتوماسیون اداری می تواند ارتباط داخلی سازمان ها را بهبود دهد و بین اعضا هماهنگی و همکاری ایجاد کند.
این نرم افزار می تواند فرایندهای مربوط به سازمان و شرکت را بهبود دهد و برای انجام کارها بهترین روش را پیدا کند. در واقع بهینه شدن فرایند های سازمان ها و شرکت‌ها می تواند آن ها را رقابت پذیر کند.
مزیت اتوماسیون اداری تحت وب
مزیت این سیستم آنقدر زیاد است که شرکت ها را ترغیب به استفاده و خرید اتوماسیون اداری می کند. در زیر به بخشی از محاسن اتوماسیون اداری اشاره می کنیم:
- کاهش هزینه
با خرید اتوماسیون اداری تحت وب دیگر احتیاجی به استخدام نیروی انسانی ندارید، چرا که عملکرد این سیستم به صورت خودکار است و می تواند به مرور زمان هزینه های نیروی انسانی را کاهش دهد.
- بهبود کیفیت خدمات
این سیستم ها می توانند خدمات سریع تر و بهتری به کاربران ارائه دهند. در حقیقت این سیستم می تواند دقت و کیفیت در انجام وظایف را افزایش دهد و تا حد ممکن اشتباهات انسانی را از بین ببرد.
- افزایش بهره‌وری کارکنان
با استفاده از این سیستم می توان بهروه وری کارکنان را افزایش داد.
- افزایش انعطاف پذیری و دسترسی
کاربران می توانند در هر منطقه جغرافیایی به راحتی به سیستم اتوماسیون اداری دسترسی داشته باشند. تا در هر زمانی که به اطلاعات و منابع نیاز داشتند بتوانند به راحتی از آن ها استفاده کنند.
امکانات و قابلیت های آن
این ابزار بسیار قدرتمند قابلیت ها و امکانات زیادی دارد که در زیر به بعضی از امکانات آن ها را اشاره کردیم:
- ثبت و پیگیری فرایند
- مدیریت اطلاعات
- مدیریت و تقسیم وظایف
- امنیت و دسترسی
- ارتباطات داخلی
قابلیت ها و امکانات یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب دارای چیست؟
این سیستم قابلیت ها و امکانات متنوعی است که به سازمان ها کمک می کند فرآیندهای اداری را بهبود دهند و عملکرد سازمانی را افزایش دهند. در زیر به برخی از قابلیت ها و امکانات مهم یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب اشاره می کنیم:
- فرایند سازمان
سازمان ها می توانند با استفاده از سیستم به راحتی فرایند های سازمان را پیگیری و ثبت کنند. این فرایند ها شامل ثبت و پیگیری سفارشات و مدیریت تقاضا و غیره است.
- بهبود ارتباط داخلی
کارکنان می توانند ارتباط داخلی سازمان را با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب بهبود ببخشند.
- مدیریت و تقسیم وظایف
کارکنان می توانند وظایف را به صورت خودکار و هوشمند مدیریت و تقسیم کنند.
- مدیریت اطلاعات
کارکنان می توانند اطلاعات سازمان مانند اطلاعات مالی، اطلاعات مشتریان و اطلاعات تامین کنندگان و… را در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت و ذخیره کنند. - تجزیه و تحلیل و گزارش گیری
سازمان ها می توانند از طریق سیستم اتوماسیون اداری تحت وب گزارش های دقیقی از فرایند و عملکرد اداری بدست آوردند. در واقع این گزارش ها می تواند در روند تصمیم گیری مدیران موثر باشند. - امنیت
این سیستم امنیت بسیار بالایی دارد تا بتواند اطلاعات مهم و حساس سازمان را حفظ کند. همچنین هر فردی نمی تواند وارد این سیستم شود، چرا که دسترسی افراد کنترل و متمرکز شده و فقط افرادی که جزئی از سازمان هستند مجازند به اتوماسیون دسترسی داشته باشند.
جمع بندی
اتوماسیون اداری تحت وب با تسهیل در ارتباط داخلی و بهبود فرایندهای اداری آن ها توانسته تاثیر قابل توجهی بر روی عملکرد سازمان داشته باشد. با استفاده از این سیستم سازمان‌ها می توانند بهره وری خود را تا حد بهینه ای افزایش دهند. اگر قصد خرید اتوماسیون اداری را دارید می توانید با کارشناسان ما در فن وب تماس بگیرید.
